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Para Linux-Ubuntu yo recomendaría Cairo-Dock, con una gran cantidad de opciones y posibilidad de personalización.

El lanzador Gnome Do une dos formas de lanzar aplicaciones y búsquedas o acceder a diferentes partes del ordenador o la red: una combinación de teclas, como en los excelentes Launchy, Alfred o Quicksilver , y por otro lado, un dock.

Uno de los docks de los que he tenido noticia más recientemente: Kupfer.

Hay una lista muy completa de lanzadores de aplicaciones para Linux, incluídos Cairo Dock y Gnome Do (entre otros tipos de software) en el blog Usemos Linux: http://is.gd/fwTAL.

Rocketdock y RK Launcher son dos docks para Windows. El primero es simplemente ideal.Aquí está Rocketdock en acción:

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Dispondrás de una carpeta (la que tú elijas) en cada ordenador, que estará permanentemente actualizada gracias a un servidor que conectará con cada máquina y sincronizará todo de la forma más simple. Además, puedes acceder siempre a tus archivos online en el sitio web de Dropbox, para utilizarlos en cualquier máquina en la que no tengas instalado el programa. Del mismo modo, si subes, cambias o borras cualquier archivo, éste se actualizará en cada una de las instalaciones que hayas hecho del programa. Fabuloso.

El plan gratuito te ofrece hasta 2GB, que para tus archivos de texto y documentos básicos es más que suficiente.

Para aprender un montón de trucos avanzados de Dropbox y sacarle el máximo partido, este artículo está muy bien:

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Lo ideal de una de estas utilidades, desde mi punto de vista, es que ofrezca diferentes opciones de sincronización (copia, actualización uni i bidireccional…) y que sea portable. Si puedes llevarla en tu lápiz usb puedes acceder a funciones de sincronización de directorios en cualquier máquina que utilices.

Uno de los programas de este tipo que utilizado durante más tiempo es Toucan (para Windows). Existe en versión portable, es gratuito y simple de utilizar. Pero puedes emplear con total confianza cualquiera de las utilidades que figuran en la lista (continuamente actualizada) de The Portable Freeware collection.

Uno de los más ligeros de estos programas, totalmente portable, y muy fiable es Create Synchronicity. Esta utilidad de código abierto, bien documentada, me parece de las mejores y más intuitivas, y la estoy utilizando mucho últimamente.

Naturalmente, existen utilidades similares para otras plataformas. A destacar dos programas de código abierto, intuitivos, bien documentados y potentes: Synkron y DirSync Pro, que están disponibles para todas las plataformas: Mac, Linux y Windows.

Pare el Mac, por ejemplo, además tenemos Filesync, Syncmate, Smartsynchronize o Sync two folders.

También cabe mencionar el excelente —y gratuito— Carbon copy cloner, que es además una utilidad completa para tareas más exigentes: clonado de unidades de disco, copia de seguridad completa, todo ello automatizable y programable.

Los usuarios de Linux Ubuntu cuentan con sólidas aplicaciones de línea de comandos como Rsync (o, para mayor comodidad, una interfaz visual para rsync, como Grsync), y otras utilidades más fáciles de utilizar como Unison (que también admite uso a través de terminal)  o Conduit (en la imagen siguiente).

Conduit no se limita a sincronizar ficheros, sino que sirve para enlazar fotos, emails, contactos, notas, calendarios y agendas, y cualquier otro tipo de información entre ordenadores, servicios online, dispositivos electrónicos en cualquier combinación imaginable.

Otros programas con interfaz visual para Linux: Lucky backup, Back in time y Flyback.

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De esta manera puedes seguir tu diario personal de Twitter de la forma más intuitiva y fácil. Naturalmente, para utilizar las entradas que te genera Twistory puedes optar por Thunderbird, Evolution o cualquier otro cliente de email + calendario en tu ordenador, o un servicio de webmail como Gmail. El servicio te genera automáticamente un calendario electrónico de entradas en el formato estándar ical.

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Puesto que Shuffle está siempre contigo en el móvil, tienes acceso continuo a tu organizador y puedes capturar immediatamente cualquier idea o problema a tratar que surja de repente. Así evitas que te preocupe tener que recordarlo todo el tiempo y puedes focalizar tus esfuerzos en lo que realmente necesitas hacer a cada momento.

Para conseguir Shuffle simplemente dirígete a la  página del proyecto, donde además encontrarás documentación detallada, una descripción de sus prestaciones y una completa presentación de pantallas de Shuffle.

Existen otras aplicaciones relacionadas para organizar tus listas de cosas que hacer en tu móvil Android, como TooDo, que tiene algunos toques especiales, como su sincronización bidireccional con Remember the milk y Toodledo.

Si Android es nuevo para tí, nada mejor que algunos de los videos de presentación del equipo de desarrollo, como éste:

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Al servicio online puede accederse tanto con el navegador como mediante tu iPhone o incluso con una aplicación de Adobe Air.

En su sitio web puedes probar las diferentes opciones y enterarte bien de qué va toda la cosa con su detallado tour del producto.

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GTD-free en sí es bastante intuitivo y sigue el procedimiento típico de recoger exhaustivamente todos los cabos sueltos que pueda haber en tu trabajo, estudio, temas personales… para después procesarlos siguiendo la filosofía GTD. Cada fase se realiza en una de las cinco pestañas del programa:

El programa, pues, es una herramienta perfecta para organizarte al más mínimo detalle. Como puedes ver ya está preparado para ubicar con precisión los diferentes tipos de ítems de tus listas: acciones, listas de recordatorio y ticklers, proyectos, referencia y consulta, elementos para más adelante (someday/maybe…)

Al igual que con Thinking Rock, probarlo no te va a costar nada y tal vez encuentres la herramienta ideal para organizarte y ser más productivo: emplear el tiempo justo en lo necesario y disponer de más  momentos para disfrutar con otras cosas, que de eso se trata.

Para descargar GTD-free y aprender más, visita la página web del proyecto en SourceForge, http://gtd-free.sourceforge.net/.

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La solución está en reinstalar la aplicación visual de Gnome para la gestión de instalaciones:

1. Cerrar las aplicaciones que tengas abiertas como precaución adicional,
2. Abrir una ventana de Terminal,
3. Teclear:

   sudo apt-get install gnome-app-install --reinstall

   Esto reinstalará el gestor de instalación / desinstalación de aplicaciones y resolución de dependencias en Gnome.

4. Al abrir de nuevo Instalar / desinstalar aplicaciones ya debería aparecer como de costumbre.

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Su base de datos se va actualizando en tiempo real, siempre que estés utilizándolo, y para la primera vez que debas crear la base de datos lo hace en un instante.

Para sacar el máximo partido a Everything, vienen bien algunas ayudas para búsquedas con expresiones regulares (de un artículo recientemente aparecido en Tinyapps):

• Windows
  • RegEx Builder – Una pequeña utilidad que te ayuda a construir expresiones regulares.
  • EasyPatterns – “Regular expressions for dummies”
  • RegexBuddy – Aprende, crea, entiende, prueba, utiliza y guarda expresiones regulares.
• Mac OS X
  • RegExhibit – Muestra qué resultados son previsibles a medida que vas tecleando expresiones regulares en un texto a medida.
  • Reggy – OS X regular expression tester/viewer
• Linux
  • txt2regex – Un wizard que convierte el lenguaje corriente a expresiones regulares, en un bash script listo para ejecutar en la terminal.

Más aplicaciones para expresiones regulares en forma de lista en Wikipedia, incluyendo servicios online como RegEx.

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Para evitar caer en tentaciones, en especial para aquellos con poca fuerza de voluntad —incapaces de ignorar el icono de messenger, del correo electrónico o del navegador de internet— existe una solución drástica: metamorfosear la pantalla en algo bastante parecido a un ordenador de los primeros años 80: una pantalla negra para escribir y nada más.

Existen varios programas que cumplen este cometido a la perfección (lista de enlaces completa al final). Uno de los que he descubierto recientemente es Q1o. Se trata de un programa escrito por un desarrollador español, Joaquín Bernal. Es gratis y está disponible en diferentes idiomas (inglés, español, portugués, italiano, alemán y holandés.) La atractiva web del programa ofrece una buena descripción de las capacidades de Q1o y ayuda sobre su uso. Q1o tanto se puede instalar como ejecutarse desde una carpeta cualquiera (es decir, puede funcionar como programa portátil, por ejemplo en tu lápiz usb.)

Otras implementaciones de esta idea incluyen Ommwriter (versión 1 freeware, versión 2 shareware), Writeroom (shareware) para el Mac y Darkroom para Windows (freeware). En ambos casos, nada de florituras: un entorno de usuario super espartano, para escribir y callar, como quien dice. Las distracciones quedan sobriamente veladas tras la pantalla para escribir, escribir y escribir hasta que el trabajo esté hecho. Darkroom necesita la plataforma .NET en Windows; también existe una aplicación Java equivalente que puede ejecutarse en cualquier entorno, JDarkRoom, también gratuito y con sólo 100K para descargar y ejecutar. Writemonkey es una aplicación que también necesita .NET, y se puede utilizar de forma portable (en cualquier máquina que disponga de esta plataforma instalada.) Además de incluir lenguajes de corrección para diferentes idiomas y una pila de funciones, como detalle curioso —y para los realmente nostálgicos de la máquina de escribir— incorpora, si uno quiere, todo tipo de sonidos que imitan el retorno del carro, la campanita… Igual que Writemonkey, más simple (también exige .NET), WestEdit es otra aplicación inspirada en Whiteroom, para escribir y punto.

Aún otro programa similar para Windows, sin requerimientos especiales, minúsculo (menos de 300K) y portable:  Zenedit.

FocusWriter es multiplataforma (Windows, Mac, Linux). No me acaba de convencer su elevado tamaño, en comparación con otras utilidades parecidas.

Pyroom es una aplicación similar desarrollada en Python, idónea para Linux.  Son asimismo para la plataforma Linux TextRoom y Marave.

Finalmente, existe una aplicación para el navegador de internet llamada simplemente Writer, que puedes emplear como alternativa. Escribe y ve guardando tu texto. Para emplear Writer a pantalla completa basta que pulses la tecla F11 .

Los enlaces:

1. Q1o para Windows (www.baara.com)
2. Writeroom para Mac (www.hogbaysoftware.com)
3. Ommwriter para Mac (ommwriter.com)
4. Darkroom para Windows(they.misled.us)
5. JDarkRoom para Windows(www.codealchemists.com)
6. Writemonkey para Windows (writemonkey.com)
7. WestEdit para Windows (home.online.no)
8. Zenedit para Windows (ufridman.org)
9. Focuswriter, multiplataforma (gottcode.org/focuswriter/)
10. Pyroom para Linux (pyroom.org)
11. TextRoom para Linux
12. Marave para Linux
13. Writer (aplicación web).

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Puesto que dispongo de instalación local de diferentes sistemas de gestión de contenidos, o CMS, así como la posibilidad de instalarlos en servidor, he podido probar una aplicación diseñada específicamente para GTD: Nexty. Se trata de un programa de código abierto. Funciona en ks in PHP con una base de datos MySQL, la combinación más habitual para los sistemas de gestión de contenidos.

Si instalas Nexty en un servidor (que cuente con PHP + MySQL, claro), puedes utilizarlo donde sea, siempre que tengas acceso a internet. También existe la posibilidad, más modesta pero igualmente útil, de instalar de forma local, en un ordenador. Para esta opción, los detalles de la instalación varían de un sistema operativo a otro, pero en el caso de Windows XP, por ejemplo, sólo te va a llevar dos minutos (o menos). De verdad.

Para una instalación tan rápida, debes tener una combinación de servidor Web (como Apache), PHP y MySQL. La forma más conveniente y super-fácil es conseguir e instalar la suite XAMMP (Apache, MySQL, PHP, Perl, PHPMyAdmin and otros añadidos, reunidos en un sólo paquete gratuito y de código abierto). XAMMP funciona como aplicación portátil, en el sentido de que sólo hace falta extraerlo a un directorio del ordenador, siguiendo las simples instrucciones de la página web del proyecto XAMMP.

XAMMP te va a servir para testear localmente diferentes soluciones CMS: WordPress or Textpattern, Drupal, B2Evolution, o lo que sea, y por supuesto, para lo que mencionábamos antes: instalar y ejecutar Nexty.

Una vez tengas XAMMP, para disponer de Nexty sólo hace falta que hagas lo siguiente:

1. Consigue Nexty descargándolo de la web del proyecto, extráelo a la carpeta htdocs en el directorio en el cual reside XAMMP.
2. Crea una base de datos vacía MySQL utilizando PHPMyAdmin (al que accedes desde la de datos, por ejemplo, “Nexty”, (muy imaginativo, ¿no?)
3. Ejecuta Nexty tecleando http://localhost/nexty en tu navegador, y sigue las instrucciones simples que te aparecerán.
4. Dos pantallas más adelante ya podrás empezar a organizarte con esta aplicación multi–usuario para “hacer GTD”.
5. Para acceder a Nexty en tu sistema local, guarda un enlace a esta dirección, para un acceso más rápido.

La instalación en servidor no difiere mucho. También creas la base de datos en MySQL y ejecutas Nexty para instalarlo. Después accederás a el con tu nombre de usuario y contraseña en el subdirectorio en que lo hayas instalado, por ejemplo http://misitio.com/nexty.

Otro detalle interesante de Nexty es su capacidad multiusuario: puedes crear diferentes usuarios compartiendo una misma instalación. Además, puedes modificar su aspecto con diferentes skins.

Nexty te ofrece todo lo que te esperas para organizarte en plan GTD.

• Ámbito temporal del proyecto o la acción: Immediamente; Algún día/tal vez; esperando; ideas; cosas hechas (o sea, en la terminología de Allen, Immediately, Someday/Maybe, Waiting, Idea, Done)
• Proyectos
• Contextos (los que tú definas… casa, oficina, recados, compras, online…)
• Un calendario-agenda en el que coloca las acciones con fecha determinada.
• Alarmas y recordatorios

De modo que, si andas buscando una aplicación para ayudarte en tu organización personal diaria, Nexty puede ser una buena solución. No te va a costar nada probarlo, en todo caso.

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Bueno. Esta pequeña reflexión viene a cuento de que al fin me he decidido a unificar, simplificar, coordinar y dar coherencia a diferentes cosas que he venido haciendo. No todas, pero una buena parte sí, estarán ahora recogidas en un solo sitio: Vectoralia.com. Aquí están unas notas sobre diseño gráfico (el Manual de diseño digital) que son en parte una serie de guiones de clase realizados durante unos años en que di clases sobre el tema; las tipografías y dingbats de Typephases Fonts; y poco a poco iré acorralando algunas cositas más bajo un solo techo (virtual).

Ilustraciones: (1) Composición de imágenes de muestras de Typephases Fonts; (2) Serie estudios (original del autor.)

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Me gusta especialmente su visión del culto a la productividad personal, en un artículo en el que comparte sus propios trucos e ideas al respecto.

También destacaría de entre la corta y prometedora lista de artículos, una fenomenal selección de enlaces a chuletas (cheatsheets) sobre HTML, CSS, PHP, Javascript y otros tipos de código. A propósito, nada mejor para chuletas que Our favorite cheat sheets (en otro sitio), una especie de recopilación de chuletas: una cheatsheet de cheatsheets.

A la vista de este comienzo, no hace falta decir que es de lo más recomendable seguir las andanzas de Andreessen; lo más cómodo, por supuesto, suscribiendo su sumario RSS.

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En el artículo mencionado ya figuraban algunos de los enlaces esenciales, pero creo que vendría muy bien añadir algunos sitios en español que tratan estos mismos temas. Estos son algunos ejemplos notables. Ten en cuenta que la mayoría son blogs y disponen, convenientemente, de un sumario RSS para controlar cómodamente si se ha publicado algo nuevo:

• Cosas por hacer
• El canasto: bueno, el nombrecito no me acaba de convencer, pero los contenidos son muy buenos.
• Ordenando mi entropía: en este caso el nombre sí que me parece muy ocurrente (si no sabes qué es la entropía, echa una ojeada a la Wikipedia.)
• Semana Vista

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GTD Inbox (antes conocida como GTD GMail) es una extensión para Firefox que incorpora funciones de organización personal directamente dentro del correo electrònico, para asignar acciones y contextos a los mensajes entrantes, de manera que los podamos procesar a medida que llegan en función de sus características y necesidades. Existe un sitio dedicado a este sistema.

Greasemonkey es una extensión (considerada una de las realmente imprescindibles por muchos usuarios avanzados) que tiene por objeto permitir que el usuario modifique el comportamiento de un página especifica ejecutando sobre ella una serie de instrucciones dentro de un script (javascript). Las posibilidades de este sistema —esta especie de extensiones dentro de la extensión— son ilimitadas. El número de user scripts disponibles para Greasemonkey es abrumador, y en particular, existe un buen número de hacks para GMail.

Better GMail es otra extensión que mejora diferentes funciones en GMail, que se pueden activar o desactivar en las preferencias de esa extensión:

• Guardar búsquedas;
• Más macros y más versátiles;
• Colores configurables para las etiquetas, con diferentes colores de fondo y texto;
• Asistente para aplicar filtros al correo;
• Vista previa de las conversaciones;
• Iconos para identificar visualmente el tipo de adjuntos de los mensajes (por ejemplo, si es un PDF, un documento de Powerpoint…)

GMail Space es un hack que nos deja utilizar el enorme espacio disponible en la cuenta de Gmail para hacer copias de seguridad de nuestros archivos, o para guardar lo que sea. En un artículo anterior lo comentamos en detalle.

La lista de mejoras y añadidos no para de crecer. Si uno está un poco al tanto no tarda en descubrir alguna mejora nueva que le viene al dedo. Incluso cosas tan sencillas como un bookmarklet como éste para enviar por email (GMail) un enlace a la página que estamos visitando. Como todos los favelets o bookmarklets, basta con guardarlo en los favoritos de Firefox o en la barra de favoritos del programa.

Artículos relacionados en Trial Bloggy:
Copias de seguridad online con GmailSpace
Artículos sobre extensiones para Firefox en este blog

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1. Entrar en Gmail del modo habitual.
2. Elegir la opción “Create Filter” en la parte superior
3. En los campos “From” y “To” incluye tu dirección de correo electrónico de Gmail. En el campo subject incluye “d$” (ya que al final de cada mensaje que envía Gmail space aparece esta cadena.
4. Elige “Next step” (Paso siguiente) y activa la casilla “Skip the inbox(archive it)” —evita la bandeja de entrada (archívalo).
5. También, si quieres, puedes asignar una etiqueta en la opción “Apply the label” dropdown (recommended). Esto facilitará la búsqueda de los archivos en un momento dado.
6. Finalmente, haz clic en “Add Filter” (añadir filtro). A partir de este momento, todos los archivos que te auto-envies con Gmail space irán directamente al archivo. No aparecerán en tu bandeja de entrada, pero podrás acceder a ellos en el archivo o bien con la extensión Gmail.

Una forma avanzada de utilizar Gmail Space es elegir un modo de usuario diferente en la casilla File transfer mode:

Hay una opción para ver las imágenes directamente dentro de GMail (Photo Mode) y otra para reproducir archivos de música (Player mode.)
Más información sobre extensiones favoritas de Firefox en otro artículo de TrialBloggy.

Para utilizar la cuenta de Gmail del mismo modo, sin recurrir a Firefox, tenemos una alternativa en el programa GMail Drive Shell Extension. La idea es la misma: una interfaz para transferir cómodamente ficheros a y desde la cuenta de Gmail, y utilizarla muy intuitivamente como una “unidad de disco” virtual más. Este programa es gratuito y pesa muy poco (147 Kb). Evidentemente, seguirá siendo imprescindible estar conectados a internet para efectuar las transferencias de archivos.

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Lo que ThinkingRock puede hacer por tí lo explican bastante bien en la descripción:

La filosofía del programa es simple: permite recoger tus pensamientos y procesarlos como acciones, proyectos, información o posibilidades futuras. Las acciones pueden ser llevadas a cabo por uno solo, delegadas a otras personas o programadas para una fecha específica. Los proyectos se pueden organizar con acciones ordenadas y subproyectos. Se pueden revisar todas las accions, proyectos y otras informaciones de forma rápida y fácil para comprobar qué debe hacerse o para elegir qué quieres hacer en un momento en particular.

Por qué recomendamos ThinkingRock:

• Te ayudará a guardar en un lugar seguro todas las cosas que tienes que hacer o te gustaría hacer algún día;
• A diferencia de otras aplicaciones para organizar tareas, ThinkingRock te permite agrupar tus acciones en proyectos y subproyectos;
• Hace que progreses en tus pensamientos e ideas haciendo que pienses en la próxima acción concreta que debes realizar;
• Dispone de una buena ayuda online y proporcionan ayuda al cliente sin coste;
• El fichero de datos es independiente, de manera que puedes tener la aplicación instalada en diferentes ordenadores, por ejemplo en casa y en el trabajo, y se puede compartir un sólo fichero centralizado para la organización personal; o aún mejor, se puede ejecutar desde un pen drive(USB);
• Es un programa multiplataforma (Java): funciona en Linux, Machintosh, o Windows;
• Y, lo mejor de todo: es gratis.

Me gusta en especial la función de exportación del programa: puedes generar listas de acciones o listas de los proyectos con las acciones ordenadas por contexto, en formato PDF, o también se puede exportar un calendario en formato ical con todas sus tareas y eventos; incluso se puede imprimir en formato Pocketmod, adaptado al Hipster PDA. En suma, un gran programa.

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Las referencias a este sistema en lengua castellana son relativamente escasas, si bien en otros entornos existe un auténtico culto del sistema de Allen, a juzgar por los excelentes sitios web que están centrados en sus ideas sobre coaching u organización personal. Muchos profesionales de las nuevas tecnologías han encontrado una magnífica ayuda para plantear su vida profesional (e incluso personal) mediante el sistema propuesto por este autor.

GTDrawings es una selección de bocetos que creé durante la lectura del libro de David Allen. Es muy frecuente que a medida que leo materiales instructivos trabaje con lápiz y papel, no tanto para tomar notas o realizar esquemas como para crear mi propia interpretación visual de las ideas contenidas en el texto.

43folders es un sitio web en el que encontramos todo tipo de noticias y enlaces relacionados con la aplicación de GTD. El mismo nombre del sitio hace referencia a la forma en que se sugiere la creación de un fichero de avisos, un tickler file: 31 días + 12 meses=43 carpetas.

DiyPlanner aloja una gran variedad de plantillas e implementaciones para GTD que se pueden descargar libremente y adaptar a diferentes formatos.

También existe una variedad de servicios en la web orientados a la gestión de proyectos y a la organización de tareas, en ocasiones desde una perspectiva basada en GTD, como rememberthemilk y los productos de 37signals.

Thinkingrock es una aplicación Java (y por tanto puede utilizarse indistintamente en sistemas Mac, Windows o Unix), especialmente desarrollada para gestionar un sistema GTD. Este programa está concebido para recoger todas las ideas y cuestiones que el usuario pueda plantearse y procesarlas para su resolución. Gratuito, muy intuitivo y cómodo de utilizar. Recomendado.

También es muy destacable por su simplicidad la aplicación GTDTiddlyWiki
y otra parecida, NextAction. Ambas se utilizan directamente desde el navegador: son un simple fichero html.

Kinkless GTD (kGTD) es un conjunto de applescripts para utilizar junto con el programa OmniOutliner Pro. En la página se puede descargar la última versión y además cuenta con una detallada explicación sobre el funcionamiento de kGTD en forma de película.

El autor de Getting Things Done: the art of stress free productivity, David Allen ofrece en su sitio web versiones en español de su libro y otros materiales. La versión en castellano del libro se llama “Organízate con eficacia”. Este libro tiene un objetivo claro: demostrar que existe un sistema de organización del trabajo que nos permite liberar la mente de las tensiones que inhiben nuestra creatividad, y que nos hace más eficaces en todos los aspectos de la vida: se fundamenta en unas sencillas normas básicas de organización del tiempo, como por ejemplo la necesidad de determinar cuál es el siguiente paso a dar en cada uno de nuestros proyectos, o la regla de los dos minutos (si surge una tarea pendiente y se puede hacer en menos de dos minutos, debe hacerse inmediatamente).

Otros enlaces interesantes sobre GTD:

• Lifehack.org The community blog on GTD and Productivity
• Artículo en la Wikipedia (inglés) sobre GTD
• GTD: A New Cult for the Info Age (Wired magazine)
• Sabina Dosani learns how to Get Things Done (Guardian Unlimited)
• En Technorati:GTD,Getting things done, productivity,Time Management
• GTD Gmail Extension, a Firefox extension for using Gmail for GTD.

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