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GTD en tu móvil Android

JoanM — Mon, 26 Oct 2009 06:40:06 +0000

Shuffle es un organizador personal para tu móvil con el sistema operativo Google Android (por ejemplo, un HTC Dream). De acuerdo con la metodología Getting Things Done, Shuffle es una caja de recolección de ideas y tareas pendientes, que a continuación procesas en forma de acciones, organizas por contextos y proyectos, y el resto de principios de GTD.

Puesto que Shuffle está siempre contigo en el móvil, tienes acceso continuo a tu organizador y puedes capturar immediatamente cualquier idea o problema a tratar que surja de repente. Así evitas que te preocupe tener que recordarlo todo el tiempo y puedes focalizar tus esfuerzos en lo que realmente necesitas hacer a cada momento.

Para conseguir Shuffle simplemente dirígete a la página del proyecto, donde además encontrarás documentación detallada, una descripción de sus prestaciones y una completa presentación de pantallas de Shuffle.

Existen otras aplicaciones relacionadas para organizar tus listas de cosas que hacer en tu móvil Android, como TooDo, que tiene algunos toques especiales, como su sincronización bidireccional con Remember the milk y Toodledo.

Si Android es nuevo para tí, nada mejor que algunos de los videos de presentación del equipo de desarrollo, como éste:

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Action Method

JoanM — Wed, 10 Jun 2009 07:00:09 +0000

Action Method es un sistema de organización personal que tiene mucho en común con el bien conocido método GTD. Disponible como aplicación para tu iPhone, servicio online (de pago, con una versión gratuita muy limitada) y también como una serie de materiales impresos y de escritorio para facilitarte las cosas.

Al servicio online puede accederse tanto con el navegador como mediante tu iPhone o incluso con una aplicación de Adobe Air.

En su sitio web puedes probar las diferentes opciones y enterarte bien de qué va toda la cosa con su detallado tour del producto.

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GTD free

JoanM — Tue, 09 Jun 2009 08:00:23 +0000

Si quieres organizarte siguiendo la metodología GTD (de Getting things done, según David Allen), te vendrá bien un programa que he descubierto recientemente, GTD-free. Es gratuito y de código abierto, y es una aplicación Java multiplataforma, detalles que hacen recordar otra aplicación, Thinking Rock. He probado GTD-free tanto en Linux Ubuntu como en Windows y en ambos casos funciona sin problemas.

GTD-free en sí es bastante intuitivo y sigue el procedimiento típico de recoger exhaustivamente todos los cabos sueltos que pueda haber en tu trabajo, estudio, temas personales… para después procesarlos siguiendo la filosofía GTD. Cada fase se realiza en una de las cinco pestañas del programa:

El programa, pues, es una herramienta perfecta para organizarte al más mínimo detalle. Como puedes ver ya está preparado para ubicar con precisión los diferentes tipos de ítems de tus listas: acciones, listas de recordatorio y ticklers, proyectos, referencia y consulta, elementos para más adelante (someday/maybe…)

Al igual que con Thinking Rock, probarlo no te va a costar nada y tal vez encuentres la herramienta ideal para organizarte y ser más productivo: emplear el tiempo justo en lo necesario y disponer de más momentos para disfrutar con otras cosas, que de eso se trata.

Para descargar GTD-free y aprender más, visita la página web del proyecto en SourceForge, http://gtd-free.sourceforge.net/.

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Escribir con tu ordenador sin distracciones

JoanM — Mon, 19 Nov 2007 19:46:00 +0000

Con lo mucho que nos ahorra en trabajo y con lo mucho que puede incrementar nuestra productividad, lo cierto es que el ordenador es una fuente de distracciones, y a menudo nos desvía de lo que debería ser el trabajo que debe hacerse aquí y ahora.

Para evitar caer en tentaciones, en especial para aquellos con poca fuerza de voluntad —incapaces de ignorar el icono de messenger, del correo electrónico o del navegador de internet— existe una solución drástica: metamorfosear la pantalla en algo bastante parecido a un ordenador de los primeros años 80: una pantalla negra para escribir y nada más.

Existen varios programas que cumplen este cometido a la perfección (lista de enlaces completa al final). Uno de los que he descubierto recientemente es Q1o. Se trata de un programa escrito por un desarrollador español, Joaquín Bernal. Es gratis y está disponible en diferentes idiomas (inglés, español, portugués, italiano, alemán y holandés.) La atractiva web del programa ofrece una buena descripción de las capacidades de Q1o y ayuda sobre su uso. Q1o tanto se puede instalar como ejecutarse desde una carpeta cualquiera (es decir, puede funcionar como programa portátil, por ejemplo en tu lápiz usb.)

Otras implementaciones de esta idea incluyen Ommwriter (versión 1 freeware, versión 2 shareware), Writeroom (shareware) para el Mac y Darkroom para Windows (freeware). En ambos casos, nada de florituras: un entorno de usuario super espartano, para escribir y callar, como quien dice. Las distracciones quedan sobriamente veladas tras la pantalla para escribir, escribir y escribir hasta que el trabajo esté hecho. Darkroom necesita la plataforma .NET en Windows; también existe una aplicación Java equivalente que puede ejecutarse en cualquier entorno, JDarkRoom, también gratuito y con sólo 100K para descargar y ejecutar. Writemonkey es una aplicación que también necesita .NET, y se puede utilizar de forma portable (en cualquier máquina que disponga de esta plataforma instalada.) Además de incluir lenguajes de corrección para diferentes idiomas y una pila de funciones, como detalle curioso —y para los realmente nostálgicos de la máquina de escribir— incorpora, si uno quiere, todo tipo de sonidos que imitan el retorno del carro, la campanita… Igual que Writemonkey, más simple (también exige .NET), WestEdit es otra aplicación inspirada en Whiteroom, para escribir y punto.

Aún otro programa similar para Windows, sin requerimientos especiales, minúsculo (menos de 300K) y portable: Zenedit.

FocusWriter es multiplataforma (Windows, Mac, Linux). No me acaba de convencer su elevado tamaño, en comparación con otras utilidades parecidas.

Pyroom es una aplicación similar desarrollada en Python, idónea para Linux. Son asimismo para la plataforma Linux TextRoom y Marave.

Finalmente, existe una aplicación para el navegador de internet llamada simplemente Writer, que puedes emplear como alternativa. Escribe y ve guardando tu texto. Para emplear Writer a pantalla completa basta que pulses la tecla F11 .

Los enlaces:

Q1o para Windows (www.baara.com)
Writeroom para Mac (www.hogbaysoftware.com)
Ommwriter para Mac (ommwriter.com)
Darkroom para Windows(they.misled.us)
JDarkRoom para Windows(www.codealchemists.com)
Writemonkey para Windows (writemonkey.com)
WestEdit para Windows (home.online.no)
Zenedit para Windows (ufridman.org)
Focuswriter, multiplataforma (gottcode.org/focuswriter/)
Pyroom para Linux (pyroom.org)
TextRoom para Linux
Marave para Linux
Writer (aplicación web).

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Nexty: organización estilo GTD para uno o más usuarios

JoanM — Wed, 31 Oct 2007 09:28:00 +0000

He probado diferentes métodos para aplicar el sistema ideado por David Allen, Getting Things Done, (recogida en su libro Organízate con eficacia), del cual hemos hablado aquí en alguna otra ocasión.

Puesto que dispongo de instalación local de diferentes sistemas de gestión de contenidos, o CMS, así como la posibilidad de instalarlos en servidor, he podido probar una aplicación diseñada específicamente para GTD: Nexty. Se trata de un programa de código abierto. Funciona en ks in PHP con una base de datos MySQL, la combinación más habitual para los sistemas de gestión de contenidos.

Si instalas Nexty en un servidor (que cuente con PHP + MySQL, claro), puedes utilizarlo donde sea, siempre que tengas acceso a internet. También existe la posibilidad, más modesta pero igualmente útil, de instalar de forma local, en un ordenador. Para esta opción, los detalles de la instalación varían de un sistema operativo a otro, pero en el caso de Windows XP, por ejemplo, sólo te va a llevar dos minutos (o menos). De verdad.

Para una instalación tan rápida, debes tener una combinación de servidor Web (como Apache), PHP y MySQL. La forma más conveniente y super-fácil es conseguir e instalar la suite XAMMP (Apache, MySQL, PHP, Perl, PHPMyAdmin and otros añadidos, reunidos en un sólo paquete gratuito y de código abierto). XAMMP funciona como aplicación portátil, en el sentido de que sólo hace falta extraerlo a un directorio del ordenador, siguiendo las simples instrucciones de la página web del proyecto XAMMP.

XAMMP te va a servir para testear localmente diferentes soluciones CMS: WordPress or Textpattern, Drupal, B2Evolution, o lo que sea, y por supuesto, para lo que mencionábamos antes: instalar y ejecutar Nexty.

Una vez tengas XAMMP, para disponer de Nexty sólo hace falta que hagas lo siguiente:

Consigue Nexty descargándolo de la web del proyecto, extráelo a la carpeta htdocs en el directorio en el cual reside XAMMP.
Crea una base de datos vacía MySQL utilizando PHPMyAdmin (al que accedes desde la de datos, por ejemplo, “Nexty”, (muy imaginativo, ¿no?)
Ejecuta Nexty tecleando http://localhost/nexty en tu navegador, y sigue las instrucciones simples que te aparecerán.
Dos pantallas más adelante ya podrás empezar a organizarte con esta aplicación multi–usuario para “hacer GTD”.
Para acceder a Nexty en tu sistema local, guarda un enlace a esta dirección, para un acceso más rápido.

La instalación en servidor no difiere mucho. También creas la base de datos en MySQL y ejecutas Nexty para instalarlo. Después accederás a el con tu nombre de usuario y contraseña en el subdirectorio en que lo hayas instalado, por ejemplo http://misitio.com/nexty.

Otro detalle interesante de Nexty es su capacidad multiusuario: puedes crear diferentes usuarios compartiendo una misma instalación. Además, puedes modificar su aspecto con diferentes skins.

Nexty te ofrece todo lo que te esperas para organizarte en plan GTD.

Ámbito temporal del proyecto o la acción: Immediamente; Algún día/tal vez; esperando; ideas; cosas hechas (o sea, en la terminología de Allen, Immediately, Someday/Maybe, Waiting, Idea, Done)
Proyectos
Contextos (los que tú definas… casa, oficina, recados, compras, online…)
Un calendario-agenda en el que coloca las acciones con fecha determinada.
Alarmas y recordatorios

De modo que, si andas buscando una aplicación para ayudarte en tu organización personal diaria, Nexty puede ser una buena solución. No te va a costar nada probarlo, en todo caso.

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Organízate con eficacia: más GTD

JoanM — Wed, 02 May 2007 10:31:00 +0000

En un artículo anterior hemos expuesto las líneas básicas del sistema de David Allen para organizarse con eficacia, más conocido como GTD. Existe todo un culto de los sistemas GTD, en especial entre los profesionales de las nuevas tecnologías. Si bien sospecho que a menudo una dedicación excesiva a leer todo lo que se publica sobre GTD, —o a intentar perfeccionar continuamente nuestro sistema de organización personal— puede ser una forma segura de disminuir el tiempo disponible, debo admitir que entre mis visitas diarias, o al menos entre los sitios que reviso en el lector de RSS (últimamente cada vez más el Google Reader), figuran diversos blogs enfocados a la productividad, la organización del tiempo y temas relacionados.

En el artículo mencionado ya figuraban algunos de los enlaces esenciales, pero creo que vendría muy bien añadir algunos sitios en español que tratan estos mismos temas. Estos son algunos ejemplos notables. Ten en cuenta que la mayoría son blogs y disponen, convenientemente, de un sumario RSS para controlar cómodamente si se ha publicado algo nuevo:

Cosas por hacer
El canasto: bueno, el nombrecito no me acaba de convencer, pero los contenidos son muy buenos.
Ordenando mi entropía: en este caso el nombre sí que me parece muy ocurrente (si no sabes qué es la entropía, echa una ojeada a la Wikipedia.)
Semana Vista

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GTD: Getting things done

JoanM — Fri, 22 Sep 2006 07:54:00 +0000

En alguna ocasión hemos hablado de la Organización del tiempo, como por ejemplo en el artículo de Jeremy Wright publicado en el Manual de Diseño digital.
Ahondando un poco más en el tema de una buena gestión del tiempo personal, vale la pena mencionar el sistema de David Allen, Getting Things Done (GTD).

Las referencias a este sistema en lengua castellana son relativamente escasas, si bien en otros entornos existe un auténtico culto del sistema de Allen, a juzgar por los excelentes sitios web que están centrados en sus ideas sobre coaching u organización personal. Muchos profesionales de las nuevas tecnologías han encontrado una magnífica ayuda para plantear su vida profesional (e incluso personal) mediante el sistema propuesto por este autor.

GTDrawings es una selección de bocetos que creé durante la lectura del libro de David Allen. Es muy frecuente que a medida que leo materiales instructivos trabaje con lápiz y papel, no tanto para tomar notas o realizar esquemas como para crear mi propia interpretación visual de las ideas contenidas en el texto.

43folders es un sitio web en el que encontramos todo tipo de noticias y enlaces relacionados con la aplicación de GTD. El mismo nombre del sitio hace referencia a la forma en que se sugiere la creación de un fichero de avisos, un tickler file: 31 días + 12 meses=43 carpetas.

DiyPlanner aloja una gran variedad de plantillas e implementaciones para GTD que se pueden descargar libremente y adaptar a diferentes formatos.

También existe una variedad de servicios en la web orientados a la gestión de proyectos y a la organización de tareas, en ocasiones desde una perspectiva basada en GTD, como rememberthemilk y los productos de 37signals.

Thinkingrock es una aplicación Java (y por tanto puede utilizarse indistintamente en sistemas Mac, Windows o Unix), especialmente desarrollada para gestionar un sistema GTD. Este programa está concebido para recoger todas las ideas y cuestiones que el usuario pueda plantearse y procesarlas para su resolución. Gratuito, muy intuitivo y cómodo de utilizar. Recomendado.

También es muy destacable por su simplicidad la aplicación GTDTiddlyWiki
y otra parecida, NextAction. Ambas se utilizan directamente desde el navegador: son un simple fichero html.

Kinkless GTD (kGTD) es un conjunto de applescripts para utilizar junto con el programa OmniOutliner Pro. En la página se puede descargar la última versión y además cuenta con una detallada explicación sobre el funcionamiento de kGTD en forma de película.

El autor de Getting Things Done: the art of stress free productivity, David Allen ofrece en su sitio web versiones en español de su libro y otros materiales. La versión en castellano del libro se llama “Organízate con eficacia”. Este libro tiene un objetivo claro: demostrar que existe un sistema de organización del trabajo que nos permite liberar la mente de las tensiones que inhiben nuestra creatividad, y que nos hace más eficaces en todos los aspectos de la vida: se fundamenta en unas sencillas normas básicas de organización del tiempo, como por ejemplo la necesidad de determinar cuál es el siguiente paso a dar en cada uno de nuestros proyectos, o la regla de los dos minutos (si surge una tarea pendiente y se puede hacer en menos de dos minutos, debe hacerse inmediatamente).

Otros enlaces interesantes sobre GTD:

Lifehack.org The community blog on GTD and Productivity
Artículo en la Wikipedia (inglés) sobre GTD
GTD: A New Cult for the Info Age (Wired magazine)
Sabina Dosani learns how to Get Things Done (Guardian Unlimited)
En Technorati:GTD,Getting things done, productivity,Time Management
GTD Gmail Extension, a Firefox extension for using Gmail for GTD.

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