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Nexty: organización estilo GTD para uno o más usuarios

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He probado diferentes métodos para aplicar el sistema ideado por David Allen, Getting Things Done, (recogida en su libro Organízate con eficacia), del cual hemos hablado aquí en alguna otra ocasión.

Puesto que dispongo de instalación local de diferentes sistemas de gestión de contenidos, o CMS, así como la posibilidad de instalarlos en servidor, he podido probar una aplicación diseñada específicamente para GTD: Nexty. Se trata de un programa de código abierto. Funciona en ks in PHP con una base de datos MySQL, la combinación más habitual para los sistemas de gestión de contenidos.

Si instalas Nexty en un servidor (que cuente con PHP + MySQL, claro), puedes utilizarlo donde sea, siempre que tengas acceso a internet. También existe la posibilidad, más modesta pero igualmente útil, de instalar de forma local, en un ordenador. Para esta opción, los detalles de la instalación varían de un sistema operativo a otro, pero en el caso de Windows XP, por ejemplo, sólo te va a llevar dos minutos (o menos). De verdad.

Para una instalación tan rápida, debes tener una combinación de servidor Web (como Apache), PHP y MySQL. La forma más conveniente y super-fácil es conseguir e instalar la suite XAMMP (Apache, MySQL, PHP, Perl, PHPMyAdmin and otros añadidos, reunidos en un sólo paquete gratuito y de código abierto). XAMMP funciona como aplicación portátil, en el sentido de que sólo hace falta extraerlo a un directorio del ordenador, siguiendo las simples instrucciones de la página web del proyecto XAMMP.

XAMMP te va a servir para testear localmente diferentes soluciones CMS: WordPress or Textpattern, Drupal, B2Evolution, o lo que sea, y por supuesto, para lo que mencionábamos antes: instalar y ejecutar Nexty.

Una vez tengas XAMMP, para disponer de Nexty sólo hace falta que hagas lo siguiente:

  1. Consigue Nexty descargándolo de la web del proyecto, extráelo a la carpeta htdocs en el directorio en el cual reside XAMMP.
  2. Crea una base de datos vacía MySQL utilizando PHPMyAdmin (al que accedes desde la de datos, por ejemplo, “Nexty”, (muy imaginativo, ¿no?)
  3. Ejecuta Nexty tecleando http://localhost/nexty en tu navegador, y sigue las instrucciones simples que te aparecerán.
  4. Dos pantallas más adelante ya podrás empezar a organizarte con esta aplicación multi–usuario para “hacer GTD”.
  5. Para acceder a Nexty en tu sistema local, guarda un enlace a esta dirección, para un acceso más rápido.

La instalación en servidor no difiere mucho. También creas la base de datos en MySQL y ejecutas Nexty para instalarlo. Después accederás a el con tu nombre de usuario y contraseña en el subdirectorio en que lo hayas instalado, por ejemplo http://misitio.com/nexty.

Otro detalle interesante de Nexty es su capacidad multiusuario: puedes crear diferentes usuarios compartiendo una misma instalación. Además, puedes modificar su aspecto con diferentes skins.

Nexty te ofrece todo lo que te esperas para organizarte en plan GTD.

  • Ámbito temporal del proyecto o la acción: Immediamente; Algún día/tal vez; esperando; ideas; cosas hechas (o sea, en la terminología de Allen, Immediately, Someday/Maybe, Waiting, Idea, Done)
  • Proyectos
  • Contextos (los que tú definas… casa, oficina, recados, compras, online…)
  • Un calendario-agenda en el que coloca las acciones con fecha determinada.
  • Alarmas y recordatorios

De modo que, si andas buscando una aplicación para ayudarte en tu organización personal diaria, Nexty puede ser una buena solución. No te va a costar nada probarlo, en todo caso.

De simplificaciones y mudanzas

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Durante muchos años, casi diez, he ido empezando pequeños proyectos dispersos en Internet. Trabajando a ratos perdidos, han ido surgiendo de forma un tanto caótica una variedad de sitios que recogían distintos intereses y aficiones, trabajos realizados en diferentes entornos y situaciones. El problema es que, al cabo de un tiempo, la dispersión llega a ser demasiado y ya renuncias a mantener un mínimo de coherencia entre las distintas iniciativas en distinto grado de abandono.
Uno no puede evitar empezar proyectos de este modo desmañado. Y mucho menos dejarlos tirados a medio hacer. Qué le vamos a hacer. Haría falta mucha más disciplina personal y, seguramente, limitar más mi radio de aficiones e intereses. Pero ¿qué interés tendría hacer nada de esto, entonces?

Bueno. Esta pequeña reflexión viene a cuento de que al fin me he decidido a unificar, simplificar, coordinar y dar coherencia a diferentes cosas que he venido haciendo. No todas, pero una buena parte sí, estarán ahora recogidas en un solo sitio: Vectoralia.com. Aquí están unas notas sobre diseño gráfico (el Manual de diseño digital) que son en parte una serie de guiones de clase realizados durante unos años en que di clases sobre el tema; las tipografías y dingbats de Typephases Fonts; y poco a poco iré acorralando algunas cositas más bajo un solo techo (virtual).

Ilustraciones: (1) Composición de imágenes de muestras de Typephases Fonts; (2) Serie estudios (original del autor.)

Marc Andreessen estrena blog

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Marc Andreessen acaba de estrenar blog y, aunque sólo lleva una media docena de posts, la cosa ha arrancado de una manera impresionante.

Me gusta especialmente su visión del culto a la productividad personal, en un artículo en el que comparte sus propios trucos e ideas al respecto.

También destacaría de entre la corta y prometedora lista de artículos, una fenomenal selección de enlaces a chuletas (cheatsheets) sobre HTML, CSS, PHP, Javascript y otros tipos de código. A propósito, nada mejor para chuletas que Our favorite cheat sheets (en otro sitio), una especie de recopilación de chuletas: una cheatsheet de cheatsheets.

A la vista de este comienzo, no hace falta decir que es de lo más recomendable seguir las andanzas de Andreessen; lo más cómodo, por supuesto, suscribiendo su sumario RSS.

Organízate con eficacia: más GTD

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En un artículo anterior hemos expuesto las líneas básicas del sistema de David Allen para organizarse con eficacia, más conocido como GTD. Existe todo un culto de los sistemas GTD, en especial entre los profesionales de las nuevas tecnologías. Si bien sospecho que a menudo una dedicación excesiva a leer todo lo que se publica sobre GTD, —o a intentar perfeccionar continuamente nuestro sistema de organización personal— puede ser una forma segura de disminuir el tiempo disponible, debo admitir que entre mis visitas diarias, o al menos entre los sitios que reviso en el lector de RSS (últimamente cada vez más el Google Reader), figuran diversos blogs enfocados a la productividad, la organización del tiempo y temas relacionados.

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En el artículo mencionado ya figuraban algunos de los enlaces esenciales, pero creo que vendría muy bien añadir algunos sitios en español que tratan estos mismos temas. Estos son algunos ejemplos notables. Ten en cuenta que la mayoría son blogs y disponen, convenientemente, de un sumario RSS para controlar cómodamente si se ha publicado algo nuevo:

¿Se puede mejorar GMail?

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El servicio de correo electrònico de Google, GMail, es excelente, pero todo es mejorable en esta vida. Existen varias extensiones de Firefox que precisamente hacen esto: hacer GMail aún mejor, o más adaptado a lo que un usuario particular espera de él. Aquí están mis favoritos:

GTD Inbox (antes conocida como GTD GMail) es una extensión para Firefox que incorpora funciones de organización personal directamente dentro del correo electrònico, para asignar acciones y contextos a los mensajes entrantes, de manera que los podamos procesar a medida que llegan en función de sus características y necesidades. Existe un sitio dedicado a este sistema.

Greasemonkey es una extensión (considerada una de las realmente imprescindibles por muchos usuarios avanzados) que tiene por objeto permitir que el usuario modifique el comportamiento de un página especifica ejecutando sobre ella una serie de instrucciones dentro de un script (javascript). Las posibilidades de este sistema —esta especie de extensiones dentro de la extensión— son ilimitadas. El número de user scripts disponibles para Greasemonkey es abrumador, y en particular, existe un buen número de hacks para GMail.

Better GMail es otra extensión que mejora diferentes funciones en GMail, que se pueden activar o desactivar en las preferencias de esa extensión:

  • Guardar búsquedas;
  • Más macros y más versátiles;
  • Colores configurables para las etiquetas, con diferentes colores de fondo y texto;
  • Asistente para aplicar filtros al correo;
  • Vista previa de las conversaciones;
  • Iconos para identificar visualmente el tipo de adjuntos de los mensajes (por ejemplo, si es un PDF, un documento de Powerpoint…)

GMail Space es un hack que nos deja utilizar el enorme espacio disponible en la cuenta de Gmail para hacer copias de seguridad de nuestros archivos, o para guardar lo que sea. En un artículo anterior lo comentamos en detalle.

La lista de mejoras y añadidos no para de crecer. Si uno está un poco al tanto no tarda en descubrir alguna mejora nueva que le viene al dedo. Incluso cosas tan sencillas como un bookmarklet como éste para enviar por email (GMail) un enlace a la página que estamos visitando. Como todos los favelets o bookmarklets, basta con guardarlo en los favoritos de Firefox o en la barra de favoritos del programa.

Artículos relacionados en Trial Bloggy:
Copias de seguridad online con GmailSpace
Artículos sobre extensiones para Firefox en este blog

Copias de seguridad online con Gmail space

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Existen muchos servicios online para efectuar copias de seguridad de los archivos digitales, pero existe una posibilidad cómoda y segura de hacerlo con Gmail. Dado que el espacio disponible en el buzón de Gmail es muy grande (más de 2.5 Gb), es una opción fiable para albergar ficheros, en especial si no son muy grandes.
Para facilitar la tarea podemos utilizar una extensión para Firefox, GMail Space. Una vez instalada, esta extensión utiliza el espacio disponible en tu cuenta de correo Gmail para crear una serie de carpetas en las que puedes subir archivos, al modo de un cliente de FTP:

Realmente, lo que está haciendo GMail Space es enviarte a tí mismo una serie de mensajes de correo que contienen como adjuntos los archivos correspondientes, y si encuentra alguno excesivamente grande lo trocea en varios fragmentos. Sin embargo, de cara al usuario funciona de la forma más intuitiva: un panel con las carpetas de tu disco duro, un panel con las copias en GMail, y una ventana con información de las transferencias que efectúes.
Si además combinamos el uso de GMail Space con una versión portátil de Firefox, tenemos una manera inmejorable de disponer de nuestros archivos en cualquier parte que nos encontremos.
Es conveniente incluir un filtro en GMail para que automáticamente archive todos los archivos que envías mediante GMail Space: así se mantendrá limpia la bandeja de entrada. Esto se puede hacer del siguiente modo:

  1. Entrar en Gmail del modo habitual.
  2. Elegir la opción “Create Filter” en la parte superior
  3. En los campos “From” y “To” incluye tu dirección de correo electrónico de Gmail. En el campo subject incluye “d$” (ya que al final de cada mensaje que envía Gmail space aparece esta cadena.
  4. Elige “Next step” (Paso siguiente) y activa la casilla “Skip the inbox(archive it)” —evita la bandeja de entrada (archívalo).
  5. También, si quieres, puedes asignar una etiqueta en la opción “Apply the label” dropdown (recommended). Esto facilitará la búsqueda de los archivos en un momento dado.
  6. Finalmente, haz clic en “Add Filter” (añadir filtro). A partir de este momento, todos los archivos que te auto-envies con Gmail space irán directamente al archivo. No aparecerán en tu bandeja de entrada, pero podrás acceder a ellos en el archivo o bien con la extensión Gmail.

Una forma avanzada de utilizar Gmail Space es elegir un modo de usuario diferente en la casilla File transfer mode:

Hay una opción para ver las imágenes directamente dentro de GMail (Photo Mode) y otra para reproducir archivos de música (Player mode.)
Más información sobre extensiones favoritas de Firefox en otro artículo de TrialBloggy.

Para utilizar la cuenta de Gmail del mismo modo, sin recurrir a Firefox, tenemos una alternativa en el programa GMail Drive Shell Extension. La idea es la misma: una interfaz para transferir cómodamente ficheros a y desde la cuenta de Gmail, y utilizarla muy intuitivamente como una “unidad de disco” virtual más. Este programa es gratuito y pesa muy poco (147 Kb). Evidentemente, seguirá siendo imprescindible estar conectados a internet para efectuar las transferencias de archivos.

Otros artículos:

GTD con Thinkingrock

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Overview screen in ThinkingRock, a solid GTD workflowA quienes les interese organizarse siguiendo el método de David Allen, GTD (de Getting Things Done) les recomiendo que prueben ThinkingRock: se trata de una aplicación gratuita para reunir y procesar los pensamientos siguiendo la mencionada metodología. Es simple, fácil y rápido de usar.
Debo decir que me encanta su lema: “Si no tienes tiempo de descargar y usar este software, entoces es que realmente lo necesitas.”

Lo que ThinkingRock puede hacer por tí lo explican bastante bien en la descripción:

La filosofía del programa es simple: permite recoger tus pensamientos y procesarlos como acciones, proyectos, información o posibilidades futuras. Las acciones pueden ser llevadas a cabo por uno solo, delegadas a otras personas o programadas para una fecha específica. Los proyectos se pueden organizar con acciones ordenadas y subproyectos. Se pueden revisar todas las accions, proyectos y otras informaciones de forma rápida y fácil para comprobar qué debe hacerse o para elegir qué quieres hacer en un momento en particular.

Processing thoughts in ThinkingRock

Por qué recomendamos ThinkingRock:

  • Te ayudará a guardar en un lugar seguro todas las cosas que tienes que hacer o te gustaría hacer algún día;
  • A diferencia de otras aplicaciones para organizar tareas, ThinkingRock te permite agrupar tus acciones en proyectos y subproyectos;
  • Hace que progreses en tus pensamientos e ideas haciendo que pienses en la próxima acción concreta que debes realizar;
  • Dispone de una buena ayuda online y proporcionan ayuda al cliente sin coste;
  • El fichero de datos es independiente, de manera que puedes tener la aplicación instalada en diferentes ordenadores, por ejemplo en casa y en el trabajo, y se puede compartir un sólo fichero centralizado para la organización personal; o aún mejor, se puede ejecutar desde un pen drive(USB);
  • Es un programa multiplataforma (Java): funciona en Linux, Machintosh, o Windows;
  • Y, lo mejor de todo: es gratis.

Me gusta en especial la función de exportación del programa: puedes generar listas de acciones o listas de los proyectos con las acciones ordenadas por contexto, en formato PDF, o también se puede exportar un calendario en formato ical con todas sus tareas y eventos; incluso se puede imprimir en formato Pocketmod, adaptado al Hipster PDA. En suma, un gran programa.

GTD: Getting things done

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En alguna ocasión hemos hablado de la Organización del tiempo, como por ejemplo en el artículo de Jeremy Wright publicado en el Manual de Diseño digital.
Ahondando un poco más en el tema de una buena gestión del tiempo personal, vale la pena mencionar el sistema de David Allen, Getting Things Done (GTD).

Las referencias a este sistema en lengua castellana son relativamente escasas, si bien en otros entornos existe un auténtico culto del sistema de Allen, a juzgar por los excelentes sitios web que están centrados en sus ideas sobre coaching u organización personal. Muchos profesionales de las nuevas tecnologías han encontrado una magnífica ayuda para plantear su vida profesional (e incluso personal) mediante el sistema propuesto por este autor.

GTDrawings es una selección de bocetos que creé durante la lectura del libro de David Allen. Es muy frecuente que a medida que leo materiales instructivos trabaje con lápiz y papel, no tanto para tomar notas o realizar esquemas como para crear mi propia interpretación visual de las ideas contenidas en el texto.

43folders es un sitio web en el que encontramos todo tipo de noticias y enlaces relacionados con la aplicación de GTD. El mismo nombre del sitio hace referencia a la forma en que se sugiere la creación de un fichero de avisos, un tickler file: 31 días + 12 meses=43 carpetas.

DiyPlanner aloja una gran variedad de plantillas e implementaciones para GTD que se pueden descargar libremente y adaptar a diferentes formatos.

También existe una variedad de servicios en la web orientados a la gestión de proyectos y a la organización de tareas, en ocasiones desde una perspectiva basada en GTD, como rememberthemilk y los productos de 37signals.

Thinkingrock es una aplicación Java (y por tanto puede utilizarse indistintamente en sistemas Mac, Windows o Unix), especialmente desarrollada para gestionar un sistema GTD. Este programa está concebido para recoger todas las ideas y cuestiones que el usuario pueda plantearse y procesarlas para su resolución. Gratuito, muy intuitivo y cómodo de utilizar. Recomendado.

También es muy destacable por su simplicidad la aplicación GTDTiddlyWiki
y otra parecida, NextAction. Ambas se utilizan directamente desde el navegador: son un simple fichero html.

Kinkless GTD (kGTD) es un conjunto de applescripts para utilizar junto con el programa OmniOutliner Pro. En la página se puede descargar la última versión y además cuenta con una detallada explicación sobre el funcionamiento de kGTD en forma de película.

El autor de Getting Things Done: the art of stress free productivity, David Allen ofrece en su sitio web versiones en español de su libro y otros materiales. La versión en castellano del libro se llama “Organízate con eficacia”. Este libro tiene un objetivo claro: demostrar que existe un sistema de organización del trabajo que nos permite liberar la mente de las tensiones que inhiben nuestra creatividad, y que nos hace más eficaces en todos los aspectos de la vida: se fundamenta en unas sencillas normas básicas de organización del tiempo, como por ejemplo la necesidad de determinar cuál es el siguiente paso a dar en cada uno de nuestros proyectos, o la regla de los dos minutos (si surge una tarea pendiente y se puede hacer en menos de dos minutos, debe hacerse inmediatamente).

Otros enlaces interesantes sobre GTD:

Imprimir múltiples páginas por hoja

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A la hora de imprimir documentos basados en páginas pequeñas (por ejemplo, a tamaño A5), es muy aconsejable utilizar alguna opción de impresión de múltiples páginas por hoja. Ahorramos papel y también conseguimos un documento más manejable. Si además imprimimos a doble cara, algo muy aconsejable si disponemos de una impresora láser o imprimimos en calidad borrador con la impresora de inyección de tinta, logramos un ahorro de papel enorme: 4 páginas impresas por cada hoja de papel, también en el caso de un documento que fuera a tamaño A5.
Estas opciones de impresión están disponibles a través de los controles de la impresora, para algunos modelos (en especial impresoras láser de gama alta), pero en la mayoría de casos no existe esta opción.
Afortunadamente, en Windows xp se pueden imprimir con opciones multipágina desde prácticamente cualquier aplicación. Dado que los drivers para cada modelo de impresora son algo diferentes, habrá que buscar esa opción para cada modelo concreto.
Éste es el diálogo que aparece por ejemplo en un modelo (bastante vetusto) de impresora:
multipágina en una vieja epson stylus 400
Existen programas como FinePrint, especializados en este tipo de impresión de múltiples páginas a partir de cualquier documento y, en el caso de las últimas versiones de MS-Office (Word en especial) y OpenOffice, también se puede activar esa opción.
En el caso de los documentos PDF, si uno dispone del programa Acrobat, a partir de la versión 7, también se puede aprovechar la característica de impresión a medida. El excelente y muy rápido lector de PDF gratuito, Foxit PDF reader también tiene esta opción.
¡Vale la pena acostumbrarse a utilizar estas prestaciones de impresión, tanto por motivos ecológicos como de organización y simplicidad!

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Acciones para Photoshop

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Los usuarios de Photoshop tienen a su disposición una de las herramientas más útiles para ahorrar tiempo y producir resultados consistentes: las acciones. Aunque estén disponibles desde hace mucho tiempo, y desde varias versiones del programa atrás, muchos diseñadores que por otro lado son usuarios expertos de Photoshop ignoran esta interesante prestación. Una acción es una macro, o sea, una serie de comandos sucesivos aplicados a la imagen que pueden servir para realizar modificaciones complejas. Las posibilidades son infinitas y permiten un ahorro de tiempo enorme. Continue reading →